駐在員の勤務と経費の確認

赴任している社員について、本社から確かめる手立てがない。報告は上がってくるが、それが実際と合っているか分からない。そうした段階でのご相談です。

当社が行うのは、御社が持っている申請の内容と、現地で確認できた行動を照らし合わせることです。出張の申請、経費の申請、勤務時間の報告。書面にあることが実際と合っているかを確かめます。

01ご相談の多い形

02照らし合わせる形で進めます

この調査は、御社が持っている書面が起点になります。申請書、報告書、領収書。そこに書かれている日付と場所に対して、実際の行動を確認します。

申請の内容がなければ、照らし合わせるものがありません。「なんとなく怪しい」という段階でもご相談は伺いますが、書面が揃っているほど確認は早く、費用も抑えられます。

03進め方

1. STEP 1 申請の内容と、疑いを持たれた経緯を伺います

   どの申請について確かめたいのか。日付と場所が特定できているほど、確認は短く済みます。社内で既に確認された範囲も整理してお持ちください。

2. STEP 2 確認する日と場所を決めます

   過去の申請について確かめるのか、これからの行動を確認するのか。過去の日付については、そのとき何があったかを遡って確認することには限りがあります。その点も含めてお話しします。

3. STEP 3 現地で確認します

   公共の場所から見える範囲で、行動を確認します。移動の経路、立ち寄った場所、同席していた相手の様子。日時を添えて記録します。

4. STEP 4 報告書をお渡しします

   時刻はインドネシア時間で統一し、日本との時差を明記します。場所は地区名と施設の種類を添えます。申請の内容と並べて読める形に整理します。

04結果について

申請どおりの行動だった、という結果になることがあります。それもひとつの結果です。疑いを抱えたまま人事の判断を保留し続けるより、確かめたほうが早く収まります。

報告書には、確認できたことと、確認に至らなかったことの両方を書きます。不正があったという結論は当社では書きません。事実を記録し、判断は御社にお委ねします。

絶対に気づかれない、とは申し上げません。公共の場所での確認である以上、可能性をゼロにはできません。日程の組み方と場所の選び方で、その可能性を下げます。

05よくあるご質問