出張の申請と実際の行動の照合

ジャカルタの日系企業からのご依頼でした。ある社員について、出張の回数が多いが、申請された行き先で業務が行われている形跡がないというご相談です。

社内で確認できていたのは、申請書と経費の精算書だけでした。日付、行き先、目的。書面はすべて揃っており、形式上の不備はありませんでした。

ご依頼の内容は明確でした。申請書に書かれた日程で、書かれた場所にいたのかどうか。それだけを確かめる調査です。

01確認の経過

1. 事前 申請書を照らす

   次回の出張の申請内容を、会社側から共有いただきました。日付、便、行き先、宿泊先。ここが確認の起点です。

2. 当日・朝 出発の確認

   自宅から空港へ向かうところまでを確認しました。ここまでは申請の内容と一致していました。

3. 当日・空港 搭乗手続き

   公共の場所から見える範囲で確認しました。申請書の行き先とは別の路線のカウンターで手続きをしていました。ここで、申請と実際が違うことが分かりました。

4. 当日以降 滞在先の確認

   会社と相談し、実際の行き先での確認に切り替えました。日程を組み直したうえで、滞在中の行動を確認しています。

5. 報告 申請書と並べて記載

   申請書の記載と、確認できた行動を、日付ごとに並べて読める形で報告書に整理しました。

空港内では、公共の場所から見える範囲での確認にとどめています。同じ便に乗って追いかけることはしていません。実際の行き先が分かった時点で会社と相談し、日程を組み直しました。

滞在先でも、施設の内部での確認は行っていません。飲食店や店舗に客を装って入り込むことも、録音や録画を目的として同席することもしていません。

02報告した内容

申請書に書かれていた行き先と、確認できた行き先が違っていました。滞在中の行動についても、業務にあたる活動は確認できませんでした。

報告書には、申請書の記載と、確認できた行動を日付ごとに並べて記載しました。時刻はインドネシア時間で統一し、日本との時差を明記しています。会社側で申請書と照らして読める形です。

「不正があった」という結論は書いていません。書いたのは、申請と実際が一致しなかったという事実です。それを社内でどう扱うかは、会社が判断されることです。

03過去の分については

ご相談の際、過去の出張についても遡って確かめたいというお話がありました。これは限りがあるとお伝えしています。すでに終わった日の行動を後から確認する方法は限られます。

この案件では、次回の出張に合わせて確認する形を選びました。過去に遡るより、確実に記録が残ります。