従業員の不正が疑われるとき

Indonesia 言葉が分からない、目が届かない

現地法人で不正が起きるとき、原因はたいてい2つです。やり取りが現地の言葉で行われていて日本人の管理者に読めないこと。そして本社から目が届かないこと。

この2つが重なると、社内の誰も気づかない状態が長く続きます。気づいたときには、取引先との関係まで動いていることがあります。

当社が確認するのは、現地で見て分かる行動と、公開情報から確かめられる範囲です。社内のメールや通信の記録は扱いません。それらは、御社が管理されている機器や回線であれば、社内の手続きとして確認できる場合があります。その線引きから一緒に整理します。

01ご相談の多い形

顧客の横流し	自社で受けた客を別の会社へ回し、個人的に報酬を得ている疑い
仕入れの中抜き	取引先との間で、実際の額と申請の額が違う疑い
経費の着服	領収書の扱いや、現金の管理が合わない
取引先との私的な関係	担当者が特定の取引先と個人的な関係を持っている疑い
競合との接触	勤務時間中に、競合他社の関係者と会っている疑い

確認できること	確認できないこと
確認できること勤務時間中、どこへ行き、誰と会っていたか。公共の場所で確認できる範囲	確認できないこと社内のメール、通話、メッセージの内容
確認できること接触していた相手の会社が実在し、稼働しているか	確認できないことその場で何を話していたか
確認できること本人や関係先の登記、公開情報から確認できる関係	確認できないこと口座の入出金、金銭の受け渡しの記録

会話の中身は確認できません。ただ、「勤務時間中に競合の事務所へ入っていた」「取引先の担当者と繰り返し会っていた」という事実は記録できます。それが社内でどう扱われるかは、御社の判断です。

店や施設の内部に客を装って入り込むことはしません。録音や録画を目的として同席することもありません。確認は公共の場所から見える範囲に限ります。

STEP 1 社内で把握されている内容を伺います
何がきっかけで疑いを持たれたか。数字の合わない箇所、時期、関係している取引先。社内で既に確認された範囲を整理してお持ちください。そこから何を現地で確かめるかを決めます。
STEP 2 確認する範囲を決めます
誰を、どの日、どの時間帯に確認するか。関係先として名前が挙がっている会社があれば、その実在と稼働も併せて確認できます。費用の見当もこの時点でお伝えします。
STEP 3 現地で確認します
勤務時間中の行動を確認します。公共の場所から見える範囲に限ります。関係先の確認は、登記と現地での稼働の両方から行います。
STEP 4 報告書をお渡しします
日時と場所を添えた記録です。社内の手続きにそのまま使える形に整理します。どう扱われるかによって必要な形が変わるため、着手の前に用途を伺います。

秘密保持契約書と暴力団排除に関する誓約書は当社から提出します。調査を行っていることが社内に伝わらないよう、連絡の方法もご指定いただけます。

確認しても何も出てこないことがあります。疑いが晴れたという結果も、ひとつの結果です。社内の疑いを抱えたまま管理を続けるより、確かめたほうが早く収まります。

報告書には、確認できたことと、確認に至らなかったことの両方を書きます。不正があったという結論は当社では書きません。事実を記録し、判断は御社にお委ねします。

社内のメールを確認してもらえますか

当社では扱いません。御社が管理されている機器や回線であれば、社内の手続きとして確認できる場合があります。その線引きはご相談の中で一緒に整理します。

会話の内容は分かりますか

分かりません。確認できるのは、いつ、どこで、誰と会っていたかまでです。店や施設の内部に客を装って入り込むことはしません。

横流し先の会社も調べられますか

お受けします。関係先として名前が挙がっている会社の実在と稼働、代表者の状況を確認できます。同時に依頼されるほうが費用を抑えられます。

本人に知られませんか

絶対に知られない、とは申し上げません。勤務先の周辺で確認する場面がある以上、可能性をゼロにはできません。社内に伝わらないよう連絡の方法をご指定いただけます。

調査結果を懲戒の根拠にできますか

その判断は申し上げません。当社は事実を記録するところまでです。社内でどう扱われるかによって必要な形が変わるため、着手の前に用途を伺います。