業務上横領・空出張の記録

Indonesia 確認したことを、どう残すか

数字が合わない。出張の申請と実際が違うように見える。疑いはあるが、それを社内でどう扱えばよいか分からない。横領や空出張のご相談で、いちばん多い行き詰まりです。

誰をどう確認するかは、従業員の不正が疑われるとき、または駐在員の勤務と経費の確認でご案内しています。このページでお伝えするのは、確認できたことが報告書としてどう残るかです。

当社は不正があったという結論を書きません。日時と場所を添えて事実を記録するところまでです。それを懲戒や請求の根拠にできるかどうかの判断も申し上げません。報告書は、そのまま社内の手続きや日本での手続きの検討に使える形で整理してお渡しします。

01記録として残せること

その日、どこにいたか	申請された出張先にいたか。別の場所にいたか。日時を添えて記録します
誰と会っていたか	同席していた相手の様子。公共の場所から見える範囲で
どこへ入り、どれだけ過ごしたか	入った施設の種類と、滞在した時間
移動の経路	どこからどこへ、どういう手段で移動したか
関係先の実在	名前が挙がっている会社が登記され、稼働しているか
関係先との関わり	本人や近い名義が、その会社の登記にあるか

夜間や屋内では、写るものに限りがあります。そこを誇張して「必ず映像が残る」とは申し上げません。何がどこまで記録できそうかは、日程と場所が決まった時点でお伝えします。

それでも「申請された日に、申請された場所にいなかった」という事実は記録できます。空出張の相談では、これが中心になります。

時刻	インドネシア時間で統一し、日本との時差を明記します。読み手が日本にいる前提で作ります
場所	地区名と施設の種類を添えます。現地の地名だけでは日本の読み手に伝わりません
並べ方	御社が持っている申請書や日報と、並べて読める順序にします
分け方	確認できたこと、確認に至らなかったこと、確認しなかったことを分けて書きます
書かないこと	推測、動機の説明、人物についての評価。事実だけを残します

「確認に至らなかった」と書かれている項目があることが、報告書の信頼につながります。すべてが確認できたという形の報告書は、社内で疑われます。

その記録を何に使われるかによって、必要な形が変わります。社内での聞き取りに使うのか、就業規則にもとづく手続きに使うのか、日本での法的な手続きの検討に使うのか。着手の前に伺い、それに合う形で記録します。

回収の交渉や、法的な手続きそのものは行いません。弁護士や法律事務所からのご依頼も受けています。すでに依頼されている先がある場合は、その方が読める形に整えます。

秘密保持契約書と暴力団排除に関する誓約書は当社から提出します。調査を行っていることが社内に伝わらないよう、連絡の方法もご指定いただけます。

報告書を懲戒の根拠にできますか

その判断は申し上げません。当社は事実を記録するところまでです。社内でどう扱われるかによって必要な形が変わるため、着手の前に用途を伺います。

刑事の手続きに使えますか

使えるかどうかの判断は申し上げません。報告書は、日本での手続きの検討にそのまま使える形で整理してお渡しします。その先の判断は、弁護士や法律事務所にご相談ください。

過去の出張について確かめられますか

遡って確認することには限りがあります。すでに終わった日の行動を後から確かめる方法は限られるため、着手の前に何がどこまで確認できそうかをお伝えします。これから予定されている出張のほうが、確認できることは多くなります。

金額まで特定できますか

金額の特定は当社では行いません。帳簿や伝票は御社にあるものです。当社が記録するのは、その申請に対応する行動が実際にあったかどうかです。両方を突き合わせて金額を出すのは社内での作業になります。

何も出てこなかった場合はどうなりますか

何も出てこないことがあります。申請どおりの行動だった、という結果もひとつの結果です。疑いを抱えたまま管理を続けるより、確かめたほうが早く収まります。

本人に知られませんか

絶対に知られない、とは申し上げません。周辺で確認する場面がある以上、可能性をゼロにはできません。日程の組み方と場所の選び方で、その可能性を下げます。